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Administration générale : un service "interface" pour bien fonctionner

Administration générale : un service

Administration générale : un service "interface" pour bien fonctionner

« L’Administration générale » fait partie de ces services de l’ombre. De ceux qu’on ne voit pas, mais dont l’action est indispensable au bon fonctionnement de la collectivité et des services publics locaux. Entre la crise du COVID-19 et des élections municipales en suspens, les agents chargés de ces missions continuent à jouer un rôle essentiel d’interface.

SERVICE ADMINISTRATION G2N2RALE

« Faire le lien », c’est sûrement ce qui caractérise le mieux l’activité du service Administration générale de la Communauté d’Agglomération. Lien entre les services et les élus communautaires, lien entre l’Agglo et ses communes membres, lien entre l’administration et les usagers, lien avec des fournisseurs extérieurs. Dans ce service, qui compte 12 agents, on travaille pour que la collectivité puisse fonctionner le mieux possible. En cette période de confinement, tous sont à leur poste, soit en télétravail soit sur le terrain.

Continuité du courrier et du standard

« Nous recevons une trentaine de courriers par jour, contre 150 environ en temps normal », signale Gaëlle Bazin, directrice de l’Administration générale. Les deux agents chargés de ces correspondances se relaient dans les locaux pour les enregistrer et les diffuser auprès des destinataires internes. Ils traitent également les mails, qui sont eux plus nombreux que d’habitude, et font partir les lettres des services mobilisés dans le cadre du Plan de continuité d’activité.

Comme le courrier, l’accueil téléphonique n’a jamais cessé de fonctionner depuis le début du confinement. Les trois chargées d’accueil assurent le standard de chez elles. Deux de leurs collègues, dont ce n’est la mission habituellement, leur prêtent main forte par roulement pour renseigner et orienter les usagers. « En cette période particulière, la polyvalence de certains agents est une force. Elle nous a permis de nous organiser rapidement », rapporte Gaëlle Bazin.

Relations aux communes et élections en suspens

L’Administration générale poursuit également le travail de relation entre l’Agglomération et ses communes membres, par le partage d’informations et de la coordination sur des sujets transversaux. « Il a fallu que les communes adoptent une position harmonisée concernant l’accueil des enfants des personnels soignants dans les écoles, l’ouverture des marchés alimentaires, la gestion des masques. Nous sommes là en facilitateurs aux côtés de la Direction générale », explique Gaëlle Bazin.

Ce service est par ailleurs en première ligne pour gérer les conséquences du confinement sur le calendrier électoral. Malgré la suspension du deuxième tour des élections municipales, et donc communautaires, certains Maires sont d’ores et déjà élus ou réélus. « Nous essayons de les intégrer progressivement à la vie et au fonctionnement de la collectivité », rapporte Gaëlle Bazin. « Même s’ils ne sont pas installés, nous devons les informer au même titre que les élus dont le mandat a été prorogé », ajoute Anne Gouache, chargée de la relation aux communes.

Un premier Conseil communautaire exceptionnel en visio-conférence sera organisé mi-mai, dans l’attente des dispositions législatives nécessaires à l’installation de ces nouveaux élus désignés lors du 1er tour des élections municipales.

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